Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем

Иритикова Вера профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ Подскажите, как правильно оформить индекс в номенклатуре, если у филиала есть свой номер в номенклатуре дел головной организации например, 1 , а в одном из структурных подразделений с номером 01 есть несколько групп? Папки этого структурного подразделения будут выглядеть следующим образом: К сожалению, в индивидуальной номенклатуре дел всей организации, которая построена по структурному типу, система индексов всегда сложная, а номенклатура представляет собой объемный многостраничный документ. И очень часто к такой номенклатуре дел составляют в качестве справочного аппарата отдельный небольшой документ — структуру индексов номенклатуры дел, которая оформляется после главной таблицы номенклатуры дел как ее неотъемлемая часть, а не как приложение. Структура индексов устанавливает систему обозначений заголовков дел и количество знаков в ней, чтобы индексами удобно было пользоваться и можно было формировать новые индексы по установленной схеме. Этот пример показывает всю сложность и громоздкость номенклатуры дел структурного типа, если в нее включаются дела и документы, возникающие в деятельности обособленных структурных подразделений. Если для обособленных подразделений разработана и утверждена типовая номенклатура дел, то она просто непосредственно используется ими как обязательный нормативный документ организации. И, конечно же, это позволяет упрощать систему индексов дел, в которой отражается система классификации и учета документального фонда всей организации.

Номенклатура дел организации

Изучим специфику каждой из граф таблицы рекомендуемой формы номенклатуры подробнее. Структура номенклатуры отдела кадров Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом: В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают: Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01—02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 условно оно может соответствовать отделу кадров и является группой документов типа 02 условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам.

Бизнес-события и комментарии в Серпухове, Протвино, Пущино Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и.

Открыть документ онлайн Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

Скачать пустой бланк номенклатуры дел. Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле. Какие дела включать в номенклатуру В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.

Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень. Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям. Когда формируется документ Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода декабрь. Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Мне кажется, хорошим результатом будет секунд. Вы можете смело возразить на тему того, что у вас активно используется электронный документооборот ЭДО. Перевожу, внедряется и используется криво. Возможно, вы счастливчик… И в вашей компании ЭДО работает слаженно и эффективно. А мы переходим к главному вопросу письма:

Полный спектр решаемых бизнес задач: деятельности;; Организация работы с номенклатурой дел (создание, хранение, списание, уничтожение); .

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации.

Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности. Для организаций, учреждений, предприятий и фирм назовем их юридическими лицами , входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной конкретной номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.

Примерная номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, образующихся в делопроизводстве определенных видов организаций с однородными функциями и однотипным составом образующихся в их деятельности документов, носящий рекомендательный характер. Какие же цели и задачи преследуются при составлении Примерной номенклатуры дел? В первую очередь она предназначена для того, чтобы, как мы уже говорили, облегчить работу по составлению номенклатур дел конкретных организаций, обеспечить качество этих номенклатур и унифицировать их структуру.

Примерная номенклатура дел в этом смысле является базой основанием для создания номенклатур дел конкретных организаций.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

Номенклатура — это систематизированный перечень наименований дел, которые заводятся по установленной форме делопроизводства, также на делах указывается срок их хранения. Даже имея большой опыт работы в архивном деле, невозможно профессионально организовать работу с документами без номенклатуры. Номенклатура дел имеет несколько функций, среди которых организация, классификация документов, а также справочное информирование по бумагам.

Информационный центр по предпринимательству города Торжка.

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается дело-производственный индекс дела, который должен включать: В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел, которые группируются по разделам подразделам номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее плановые и отчетные документы, затем остальные в порядке убывания сроков хранения документов. При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

Организация делопроизводства и составление номенклатуры дел, ведение архива организации.

При организации электронного архива номенклатура дел в бумажном виде перестает быть нужна? Номенклатура дел в обязательном порядке составляется в органах государственной власти, подведомственных организациях и учреждениях, чьи документы подлежат передаче в государственные и муниципальные архивы. Для юридических лиц номенклатура дел является инструментом управления документальным фондом организации.

В соответствии с правилами делопроизводства номенклатура дел подлежит утверждению руководителем организации.

Номенклатура дел Ачинского колледжа отраслевых технологий и бизнеса ( год) Переход по ссылке. Положение о мониторинге трудоустройства.

Теперь подробнее о правилах заполнения такой формы. Потому что чаще всего содержит в себе 2 блока: Если в компании разрабатывается номенклатура дел только для отдела кадров, то в первой колонке нет смысла отображать нумерацию отделов, только номер группы документов. Чем регламентируется деятельность по составлению номенклатуры дел?

Она применяется для хранящихся документов. Поэтому нормативные акты, которые регламентируют этот процесс, имеют прямое отношение к деятельности архивов. А отдел кадров как раз и занимается документооборотом этой категории дел. Но в этом документе так детально расписаны все термины и процессы, что его удобно использовать любому кадровому работнику вне зависимости от организационно-правовой формы компании. Здесь дано определение, что это такое, рассказано, как нужно разрабатывать номенклатуру, как ее утверждать и использовать.

А в приложениях 7 и 8 к правилам приведены формы номенклатуры, которые могут быть использованы в компаниях. Впоследствии уже разработанная номенклатура уточняется либо в нее вносятся изменения. Поэтапно процесс разработки выглядит следующим образом: Разработкой номенклатуры обычно занимаются в конце года.

Безопасность нефтяного бизнеса

Заключение Понятие и предназначение номенклатуры Все важные документы, составляющиеся в компании, должны грамотно храниться в компании. Для этого они обычно раскладываются по отдельным папкам, для чего учитывается их тема или отдел фирмы, к которому они относятся. Каждой папке присваивается индивидуальный номер, а также может даваться наименование. Для учета таких дел используется специальная номенклатура дел. В ней фиксируются документы, которые распределяются оптимальным образом.

СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ. Гиперссылки рекомендуется открывать при нажатой клавише Ctrl 1. Номенклатура дел.

Функционал системы можно разделить на три блока: Электронная канцелярия — документооборот входящей и исходящей корреспонденции. Управления договорами — формирование и согласование договоров. Электронный архив — хранение документации. Электронная канцелярия Электронная канцелярия автоматизирует работу с потоками входящих, исходящих и внутренних документов. позволяет работать с общими документами и задачами в единой среде как из офиса компании, так и удаленно. Все необходимые функции доступны сотруднику через любой из наиболее распространенных браузеров.

Номенклатура дел Настраиваемая номенклатура дел позволяет организовать совместную работу с документами строго внутри подразделения или для нескольких подразделений одновременно.

Видеоурок «Номенклатура дел: Последние изменения законодательства»

Posted on